# Privacyverklaring en gebruiksvoorwaarden Vels® Dealerportaal

Versiedatum: 21 juli 2026

## 1. Bedrijfsgegevens

Het Vels® Dealerportaal wordt aangeboden door:

**V.O.F. Vels Menting**  
Tolstraat 6  
6999 DC Hummelo  
Nederland

KvK-nummer: 59169540  
Btw-identificatienummer: NL853349587B01  
SKAL-nummer: 7053 / NL-BIO-01  
E-mail: info@de-pasop.nl  
Telefoon: 0314-381921

V.O.F. Vels Menting is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het dealerportaal worden verwerkt.

# Deel A – Privacyverklaring

## 2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor dealers, hun medewerkers, contactpersonen, ontvangers van bestellingen en andere personen van wie gegevens via het dealerportaal worden verwerkt.

## 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik van het portaal verwerken wij:

- accountgegevens, zoals gebruikersnaam, dealernaam, dealercode en accountstatus;
- naam, adres, woonplaats, land, e-mailadres en telefoonnummer;
- afleveradressen en gegevens van de ontvanger van een bestelling;
- bestelgegevens, aantallen, producten, bestelstatus en bestelgeschiedenis;
- factuurgegevens, bedragen, betaalstatus en factuurdocumenten;
- berichten die via het dealerportaal worden verzonden;
- technische en beveiligingsgegevens, zoals inlogmomenten, IP-adres, sessiegegevens en auditlogs;
- gegevens die een dealer zelf in vrije invoervelden of documenten opneemt.

Wij vragen dealers geen bijzondere persoonsgegevens in het portaal te plaatsen.

## 4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

- het aanmaken en beheren van dealeraccounts;
- het aannemen, uitvoeren, leveren en administreren van bestellingen;
- communicatie tussen Vels® en dealers;
- het opstellen, beschikbaar stellen en administreren van facturen;
- het voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen;
- het beveiligen van het portaal, het voorkomen van misbruik en het onderzoeken van incidenten;
- het verbeteren van de werking en betrouwbaarheid van het dealerportaal.

De verwerkingen zijn gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het gerechtvaardigde belang van V.O.F. Vels Menting bij een veilige en doelmatige bedrijfsvoering. Als toestemming wettelijk vereist is, vragen wij die vooraf.

## 5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het kan onder meer gaan om:

- hosting-, back-up-, e-mail- en IT-dienstverleners;
- administratieve en boekhoudkundige dienstverleners;
- vervoerders, waaronder PostNL, voor het bezorgen van bestellingen;
- toezichthouders, overheidsinstanties of andere partijen wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken maken wij passende afspraken. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Als verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, gebruiken wij de wettelijk vereiste waarborgen.

## 6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

- facturen, bestelgegevens en overige gegevens die deel uitmaken van de fiscale administratie: in beginsel 7 jaar;
- account- en contactgegevens: zolang de dealerrelatie bestaat en daarna maximaal 2 jaar, tenzij gegevens onderdeel zijn van de wettelijke administratie of nodig zijn voor een lopende kwestie;
- berichten: gedurende de dealerrelatie en daarna maximaal 2 jaar, tenzij langere bewaring nodig is voor een overeenkomst, geschil of wettelijke verplichting;
- beveiligings- en auditlogs: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij onderzoek naar een incident langere bewaring noodzakelijk maakt;
- gegevens in back-ups: totdat de betreffende back-up volgens de geldende back-upcyclus wordt overschreven.

## 7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Het portaal gebruikt onder meer versleutelde verbindingen (HTTPS), afgeschermde accounts, beveiligde wachtwoordopslag, sessiebeveiliging, tweestapsverificatie voor het fabrikantaccount, toegangscontrole, logging en back-ups.

Dealers blijven zelf verantwoordelijk voor het geheimhouden van hun gebruikersnaam, wachtwoord en eventuele verificatiecodes. Meld een vermoeden van misbruik direct via info@de-pasop.nl.

## 8. Cookies

Het dealerportaal gebruikt uitsluitend functionele en beveiligingscookies die nodig zijn om in te loggen en de sessie veilig te laten werken. Het portaal gebruikt geen marketing- of advertentiecookies.

## 9. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen via het dealerportaal geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die aanzienlijke gevolgen voor personen hebben.

## 10. Privacyrechten

Betrokkenen kunnen, voor zover de wet dit toestaat, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van gegevens of bezwaar tegen een verwerking. Een verzoek kan worden gestuurd naar info@de-pasop.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren en reageren in beginsel binnen één maand.

Wie niet tevreden is over de behandeling van een privacyverzoek kan contact met ons opnemen of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

## 11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer het portaal, onze dienstverlening of wetgeving verandert. De actuele versie is steeds via het dealerportaal beschikbaar. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij dealers via het portaal of per e-mail.

# Deel B – Gebruiks- en bestelvoorwaarden

## 12. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van het Vels® Dealerportaal en voor bestellingen die zakelijke dealers via het portaal bij V.O.F. Vels Menting plaatsen. Afwijkende afspraken in een ondertekende dealerovereenkomst of schriftelijke bevestiging gaan voor.

## 13. Accounts en toegang

- V.O.F. Vels Menting verstrekt iedere dealer een unieke gebruikersnaam en een tijdelijk of definitief wachtwoord.
- Een account is bestemd voor de betreffende dealerorganisatie en mag niet aan onbevoegden worden verstrekt.
- De dealer controleert of ingevoerde account-, aflever- en contactgegevens juist en actueel zijn.
- Bij vermoedelijk misbruik, een beveiligingsincident of overtreding van deze voorwaarden kan V.O.F. Vels Menting een account tijdelijk blokkeren.

## 14. Bestellingen

- De dealer controleert product, aantal en aflevergegevens voordat de bestelling wordt geplaatst.
- Na plaatsing ontvangt de bestelling een uniek bestelnummer en wordt zij in het portaal geregistreerd.
- Een bestelling is aanvaard nadat V.O.F. Vels Menting deze heeft bevestigd of met de uitvoering is begonnen.
- V.O.F. Vels Menting kan een bestelling weigeren of aanpassen wanneer een product niet beschikbaar is, gegevens onjuist zijn of uitvoering redelijkerwijs niet mogelijk is. De dealer wordt daarover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

## 15. Annulering

De dealer kan een bestelling via het portaal annuleren zolang deze nog niet als verwerkt is aangemerkt. Na verwerking kan annulering alleen na overleg en met instemming van V.O.F. Vels Menting. Een annulering wordt met bestelnummer en tijdstip geregistreerd.

## 16. Prijzen, btw en facturatie

- De overeengekomen dealerprijzen gelden. Tenzij anders vermeld, zijn zakelijke prijzen exclusief btw.
- Voor zover van toepassing wordt 21% btw afzonderlijk vermeld. Facturen tonen bedragen exclusief en inclusief btw.
- Eventuele verzend- of andere bijkomende kosten worden vooraf afgesproken of op de orderbevestiging of factuur vermeld.
- Dealers ontvangen in beginsel iedere tweede maandag een verzamelfactuur voor de bestellingen van de voorafgaande periode van twee weken.
- De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

## 17. Levering

De verwachte levertijd bedraagt 3 tot 5 werkdagen, tenzij anders aangegeven. Deze levertijd is een indicatie en geen gegarandeerde uiterste termijn, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

De levering wordt mede uitgevoerd door de vervoerder, bijvoorbeeld PostNL. Levertijden kunnen uitlopen door omstandigheden bij de vervoerder, extreme weersomstandigheden, feestdagen, verkeersproblemen of andere omstandigheden waarop V.O.F. Vels Menting redelijkerwijs geen invloed heeft. Bij een verwachte aanzienlijke vertraging wordt de dealer zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

## 18. Ontvangst en klachten

De dealer controleert de levering zo spoedig mogelijk op volledigheid, zichtbare schade en overeenstemming met de bestelling. Meld een gebrek of afwijking na ontdekking zo spoedig mogelijk via info@de-pasop.nl, onder vermelding van dealernaam, bestelnummer, een duidelijke omschrijving en zo mogelijk foto's. Een melding binnen 7 kalenderdagen na ontvangst helpt ons de klacht snel te onderzoeken, maar laat dwingende wettelijke rechten onverlet.

## 19. Eigendomsvoorbehoud

Geleverde producten blijven eigendom van V.O.F. Vels Menting totdat alle bedragen die voor de betreffende levering verschuldigd zijn volledig zijn betaald, voor zover de wet dit toestaat.

## 20. Overmacht

V.O.F. Vels Menting is niet gehouden tot nakoming zolang dit redelijkerwijs onmogelijk is door overmacht. Daaronder vallen onder meer storingen bij vervoerders of leveranciers, extreme weersomstandigheden, brand, uitval van nutsvoorzieningen of internet, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden buiten onze redelijke invloed. Partijen overleggen in dat geval over een passende oplossing.

## 21. Aansprakelijkheid

V.O.F. Vels Menting is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste of onvolledige gegevens die door de dealer zijn ingevoerd, onbevoegd gebruik van een dealeraccount of gebruik van het portaal in strijd met deze voorwaarden. Iedere aansprakelijkheidsbeperking geldt uitsluitend voor zover wettelijk toegestaan en niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.

## 22. Beschikbaarheid van het portaal

Wij streven naar een betrouwbare beschikbaarheid van het dealerportaal, maar kunnen ononderbroken werking niet garanderen. Onderhoud, beveiligingsmaatregelen of storingen kunnen tijdelijke onderbrekingen veroorzaken. Bij uitval kunnen urgente bestellingen of meldingen via info@de-pasop.nl of 0314-381921 worden doorgegeven.

## 23. Toepasselijk recht en geschillen

Op het gebruik van het portaal en de zakelijke overeenkomsten met V.O.F. Vels Menting is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen. Als dat niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

## 24. Contact

Vragen over privacy, het portaal, bestellingen of deze voorwaarden kunnen worden gestuurd naar:

V.O.F. Vels Menting  
Tolstraat 6, 6999 DC Hummelo  
info@de-pasop.nl  
0314-381921